İndir

Yönetimi Gözden Geçirme Prosedürü Nedir?

Yönetimi gözden geçirme prosedürü, ISO 9001:2015 kalite yönetim sisteminin gerekliliklerinden biridir ve işletme yönetiminin kalite sisteminin etkinliğini değerlendirmek, uygunluğunu sağlamak ve sürekli iyileştirmeler için gerekli adımları atmak amacıyla düzenli olarak gerçekleştirilen bir süreçtir. Bu gözden geçirme toplantıları, kalite hedeflerinin gerçekleştirilip gerçekleştirilmediğini izlemek ve stratejik kararlar almak için bir fırsat sunar.

Yönetimi Gözden Geçirme Süreci

1. Toplantının Planlanması: Yönetimi gözden geçirme toplantıları genellikle yılda bir veya iki kez yapılır. Bu toplantıların planlaması, yönetimin katılımını sağlamak, gerekli bilgileri toplamak ve hedefleri belirlemek açısından kritik öneme sahiptir. Toplantı tarihleri, kalite yönetim sisteminin izlenmesi ve ölçümlenmesine uygun olacak şekilde belirlenir.

2. Gözden Geçirilecek Verilerin Hazırlanması: Yönetim gözden geçirme toplantısında ele alınacak veriler özenle hazırlanmalıdır. Bu veriler; müşteri geri bildirimleri, iç tetkik sonuçları, uygunsuzluklar ve düzeltici faaliyetler, süreç performansı, kalite hedeflerine ulaşma durumu ve risk analizlerini içerir.

3. Toplantının Gerçekleştirilmesi: Toplantıda, kalite yönetim sisteminin genel performansı değerlendirilir. Ayrıca, süreçlerin etkinliği, müşteri memnuniyeti, kaynak ihtiyaçları, çalışan eğitimi gibi önemli konular ele alınır. Bu aşamada, işletmenin mevcut kalite hedeflerine ne ölçüde ulaşıldığı da tartışılır.

4. Karar Alma ve İyileştirme Fırsatları: Toplantı sırasında, kalite yönetim sisteminin iyileştirilmesi gereken alanlar belirlenir. Yönetim, süreçlerdeki performans düşüklüklerini giderici kararlar alır ve sistemin etkinliğini artırmak için yapılacak iyileştirme faaliyetlerini belirler. Ayrıca, gelecekteki kalite hedefleri de netleştirilir.

5. Raporlama: Yönetimi gözden geçirme toplantısı sonrası, toplantıda alınan kararlar, belirlenen iyileştirme fırsatları ve kalite hedeflerine yönelik sonuçlar bir rapor halinde hazırlanır. Bu rapor, denetimlerde kullanılmak üzere ve ileride referans alınmak için saklanır.

6. Sürekli İyileştirme: Yönetimi gözden geçirme toplantılarının amacı, kalite yönetim sisteminin sürekli olarak iyileştirilmesi ve müşteri memnuniyetinin artırılmasıdır. Bu toplantılar, işletmenin stratejik hedeflerine ulaşmasına, süreçlerin verimliliğini artırmasına ve ISO 9001 gerekliliklerine tam uyum sağlamasına katkı sunar.

Toplantıda Görüşülmesi Gereken Zorunlu konular

ISO 9001:2015 yönetimi gözden geçirme toplantısında görüşülmesi zorunlu bazı önemli maddeler vardır. Bu maddeler, kalite yönetim sisteminin performansını değerlendirmenin ve iyileştirme fırsatlarını belirlemenin temel unsurlarıdır. İşte bu zorunlu maddeler:

1. Önceki Yönetimi Gözden Geçirme Sonuçları: Bir önceki yönetimi gözden geçirme toplantısında alınan kararlar ve belirlenen aksiyonların ne ölçüde yerine getirildiği gözden geçirilmelidir.

2. Müşteri Geri Bildirimleri ve Müşteri Memnuniyeti: Müşteri şikayetleri, geri bildirimler ve müşteri memnuniyeti raporları değerlendirilmelidir. Müşteri odaklılık, ISO 9001 in önemli bir prensibidir.

3. İç ve Dış Tetkik Sonuçları: İç tetkik ve üçüncü taraf (dış) tetkiklerin bulguları ve uygunsuzlukları tartışılmalıdır. Bu bulgular, kalite yönetim sisteminin iyileştirilmesine yönelik fırsatlar sunabilir.

4. Uygunsuzluklar ve Düzeltici Faaliyetler: Tespit edilen uygunsuzluklar ve bu uygunsuzlukları gidermek için yapılan düzeltici faaliyetler gözden geçirilmelidir. Bu süreç, uygunsuzlukların kök nedenini ve tekrarlanmasını önlemek için alınan önlemleri içerir.

5. Süreç Performansı ve Ürün/Hizmet Uygunluğu: İşletme süreçlerinin performansı ve üretilen ürün veya sunulan hizmetlerin kalite standartlarına uygunluğu değerlendirilmeli ve performans düşüşleri tespit edilmelidir.

6. Kaynak İhtiyaçları: Kalite yönetim sisteminin etkinliğini sürdürmek için gereken insan kaynağı, altyapı, teknoloji ve eğitim ihtiyaçları gözden geçirilmelidir.

7. Riskler ve Fırsatlar: Kalite yönetim sistemi açısından ortaya çıkan potansiyel riskler ve fırsatlar değerlendirilmeli, bu alanlarda stratejik kararlar alınmalıdır.

8. Kalite Politikası ve Kalite Hedefleri: Mevcut kalite politikası ve belirlenen kalite hedeflerinin geçerliliği ve yeterliliği incelenmeli, gerekli görüldüğünde güncellemeler yapılmalıdır.

9. İyileştirme Önerileri: Toplantı sırasında iyileştirme fırsatları tartışılmalı ve bu doğrultuda alınacak aksiyonlar belirlenmelidir. Sürekli iyileştirme, ISO 9001:2015 in temel ilkelerinden biridir.

Bu zorunlu maddeler, yönetimi gözden geçirme toplantısının kapsamlı bir şekilde yapılmasını ve işletmenin kalite yönetim sistemi performansının etkin bir şekilde değerlendirilmesini sağlar.

Yönetimi Gözden Geçirmenin Önemi

Yönetimi gözden geçirme, işletmenin kalite yönetim sistemi performansını değerlendirip iyileştirme fırsatlarını belirlemesi açısından hayati önem taşır. Bu süreç, üst yönetimin kalite konularına dair stratejik kararlar almasına olanak tanır ve işletmenin genel performansını iyileştirir.

Yönetimi gözden geçirme prosedürü, işletmenin kalite yönetim sisteminin etkinliğini değerlendirmek, stratejik kararlar almak ve iyileştirme fırsatlarını belirlemek için kritik bir süreçtir. Bu prosedür, işletmenin kalite hedeflerine ulaşmasına ve sürekli iyileştirme süreçlerini desteklemesine olanak sağlar.