ISO 9001:2015 Doküman Kontrolü Prosedürü Nedir?

ISO 9001:2015, kalite yönetim sistemi kapsamında dokümanların kontrol edilmesini şart koşar. Bu prosedür, işletmelerin belge yönetimi süreçlerini etkili bir şekilde düzenlemelerine yardımcı olur. Doküman kontrolü, doğru bilgilere ulaşılmasını sağlar, versiyon değişikliklerinin izlenmesini ve yetkisiz erişimlerin önlenmesini güvence altına alır. İşletmeler, doküman yönetimini sistematik bir şekilde yaparak, kalite yönetim standartlarını karşılamış olur.

ISO 9001:2015 Doküman Kontrolü Nedir?

ISO 9001:2015 doküman kontrolü, bir kuruluşun kalite yönetim sistemi kapsamında kullandığı belgelerin yönetimini ve kontrolünü ifade eder. Bu belgeler, kalite politikalarını, prosedürleri, iş talimatlarını, formları ve kayıtları kapsar. Belgelerin her biri, güncel olmalı, doğru kişiler tarafından onaylanmış olmalı ve değişiklikler takip edilebilir olmalıdır.

Doküman Kontrolü Prosedürü Neden Önemlidir?

Doküman kontrolü, yanlış bilgilere dayalı işlemleri önler. Belgelerin güncel tutulmaması, üretim süreçlerinde hatalara ve müşteri memnuniyetsizliklerine yol açabilir. Bu nedenle, ISO 9001:2015, dokümanların onaylanmış kişiler tarafından gözden geçirilmesini, güncellenmesini ve yayılmasını zorunlu kılar. Ayrıca, işletme içindeki veya dışındaki paydaşlar için de doğru bilgi akışının sağlanmasına yardımcı olur.

ISO 9001:2015 Doküman Kontrolü Adımları

1. Onay ve Yayımlama: Her belge, yetkili bir kişi veya ekip tarafından onaylanmalı ve resmi olarak yayımlanmalıdır.

2. Revizyon Takibi: Belgelerin geçmiş versiyonları izlenebilir olmalı ve yeni versiyonlar net bir şekilde tanımlanmalıdır.

3. Erişim ve Depolama: Dokümanlara yalnızca yetkili kişiler erişebilmeli, belgeler güvenli ve ulaşılabilir bir yerde saklanmalıdır.

4. Geçerlilik ve Güncelleme: Belgeler düzenli aralıklarla gözden geçirilmeli ve gerektiğinde güncellenmelidir.

5. Geri Çekme: Geçerliliğini yitiren belgeler, geri çekilerek geçersiz olarak işaretlenmeli ve kullanımdan kaldırılmalıdır.

6. Arşive Kaldırma: Geri çekilen belgeler, referans amacıyla arşivlenmeli ve gerektiğinde erişilebilecek şekilde saklanmalıdır.

7. İmha Yöntemi: Belgeler, belirli bir saklama süresi sonunda güvenli bir şekilde imha edilmelidir. İmha edilen belgelerle ilgili kayıtlar tutulmalıdır.

8. Saklama Süresi: Her belge için bir saklama süresi belirlenmelidir. Yasal veya kurumsal gerekliliklere bağlı olarak, belgeler bu süre sonunda imha edilmeli veya arşive kaldırılmalıdır. 

ISO 9001:2015 doküman kontrolü prosedürü, belgelerin güvenli, güncel ve doğru olmasını sağlar. Kalite yönetim sisteminin başarısı için belgelerin etkin bir şekilde kontrol edilmesi, işletmelerin müşteri memnuniyeti ve yasal uyumluluğu sağlamasına yardımcı olur. Bu prosedür, işletmenin iş süreçlerini iyileştirirken, hataların ve gereksiz maliyetlerin önüne geçer. Belgelerin geri çekilmesi, arşive kaldırılması, imhası ve saklama süreleri de bu süreçte hayati bir rol oynar.

İndir Linkine Tıklayarak Örnek Dokümanların Kontrolü Prosedürünü PDF olarak inceleyebilirsiniz