Satınalma Prosedürü Nedir?

Satınalma prosedürü, bir işletmenin ihtiyaç duyduğu malzeme, ekipman veya hizmetlerin temin edilmesi sürecini düzenleyen bir dizi adımdan oluşur. ISO 9001:2015 standardı kapsamında, satınalma süreci, kalite yönetim sisteminin bir parçası olarak ele alınır ve tedarikçilerin güvenilirliğini, malzeme kalitesini ve süreçlerin verimliliğini garanti altına almayı hedefler. Bu prosedür, işletmelerin satın alma faaliyetlerinde düzen, izlenebilirlik ve kaliteyi sağlar.

Satınalma Prosedürünün Aşamaları

1. İhtiyacın Belirlenmesi: Satınalma süreci, işletmenin ihtiyaçlarının belirlenmesiyle başlar. Üretim, hizmet veya operasyonel faaliyetler için gereken malzemeler veya hizmetler netleştirilir ve bu ihtiyaçlar doğrultusunda satınalma talebi yapılır.

2. Tedarikçi Seçimi ve Değerlendirme: Satınalma prosedürünün önemli bir aşaması, uygun tedarikçilerin seçimi ve değerlendirilmesidir. Tedarikçilerin geçmiş performansları, ürün kalitesi, fiyat politikaları ve teslimat süreleri dikkate alınarak en uygun tedarikçi seçilir. ISO 9001:2015 e göre, tedarikçiler sürekli olarak izlenmeli ve performansları değerlendirilmelidir.

3. Teklif Toplama ve Değerlendirme: Belirlenen tedarikçilerden teklif alınır ve bu teklifler maliyet, kalite ve teslimat şartlarına göre karşılaştırılır. Bu aşamada, işletmenin ihtiyaçlarına en uygun teklif seçilir.

4. Satınalma Siparişinin Verilmesi: Uygun tedarikçi seçildikten sonra, resmi bir satınalma siparişi verilir. Satınalma siparişinde, sipariş edilen malzeme veya hizmetin miktarı, teslimat tarihi ve diğer şartlar net bir şekilde belirtilmelidir. Siparişler, sözleşmelerle desteklenmeli ve tedarikçilerle yapılan anlaşmalar yazılı olarak kaydedilmelidir.

5. Gelen Malzeme ve Hizmetin Kontrolü: Sipariş edilen malzeme veya hizmetler teslim alındığında, kalite kontrol prosedürüne tabi tutulur. Ürünlerin sipariş şartlarına uygun olup olmadığı, kalite standartlarına göre değerlendirilir. Kalite kontrolü, hatalı ürünlerin kullanılmasını önlemek ve müşteri memnuniyetini sağlamak için kritik bir adımdır.

6. Kayıtların Tutulması ve İzlenebilirlik: Satınalma sürecinin her adımı belgelenir ve kayıt altına alınır. Bu kayıtlar, denetimlerde kullanılmak üzere saklanır ve gerektiğinde izlenebilirlik sağlar. Satınalma kayıtları, tedarikçi performansını izlemek, kaliteyi değerlendirmek ve gelecekteki satınalma kararlarını optimize etmek için referans olarak kullanılır.

Satınalma Prosedürünün Önemi

Satınalma prosedürü, bir işletmenin malzeme ve hizmet tedarikinde verimliliği artırmak, maliyetleri düşürmek ve kaliteyi güvence altına almak için kritik bir süreçtir. Doğru tedarikçilerin seçilmesi ve ürünlerin kalite kontrolünden geçirilmesi, hem üretim süreçlerinin sorunsuz ilerlemesini sağlar hem de müşteri memnuniyetini artırır. ISO 9001:2015 standardı, bu prosedürün sistematik ve izlenebilir olmasını vurgular.

ISO 9001:2015 kapsamında satınalma prosedürü, işletmelerin tedarik zincirini etkin bir şekilde yönetmesine ve kaliteyi sağlamasına yardımcı olur. İhtiyaçların belirlenmesinden tedarikçi seçimine, siparişin verilmesinden teslimat sonrası kalite kontrolüne kadar her adım, sistematik bir şekilde planlanmalı ve kayıt altına alınmalıdır. Bu süreç, işletmenin operasyonel verimliliğini ve ürün/hizmet kalitesini garanti altına alır.

Örnek Satınalma Proseüdrü için İndir Butonunu Tıklayınız.