ISO 9001:2015 Kayıtların Kontrolü Prosedürü Nedir?

ISO 9001:2015 kalite yönetim sistemi, kayıtların yönetilmesini zorunlu kılar. Kayıtlar, bir işletmenin kalite süreçlerinin izlenebilirliğini sağlamak ve performansını ölçmek için kritik öneme sahiptir. Kayıtların kontrolü prosedürü, bu belgelerin uygun şekilde oluşturulmasını, korunmasını ve yönetilmesini garanti altına alır. İşletmeler, kayıt yönetimini sistematik bir şekilde yaparak, denetimlerde başarı elde edebilir ve yasal gerekliliklere uygun hareket edebilir.

ISO 9001:2015 Kayıtların Kontrolü Nedir?

Kayıtların kontrolü, işletme içinde oluşturulan her türlü kalite kaydının saklanmasını, izlenmesini ve korunmasını içerir. Bu kayıtlar, ürün kalitesini, müşteri şikayetlerini, denetim sonuçlarını ve diğer önemli işletme bilgilerini belgeleyebilir. Kayıtların düzgün yönetilmesi, kalite yönetim sisteminin etkinliğinin sürdürülebilmesi için önemlidir.

Kayıtların Kontrolü Prosedürü Adımları

1. Kayıtların Tanımlanması: Hangi kayıtların tutulacağı, kayıtların neyi belgelediği ve ne kadar süre saklanacağı net bir şekilde tanımlanmalıdır.

2. Saklama ve Koruma: Kayıtlar, güvenli bir ortamda saklanmalı, sadece yetkili kişiler tarafından erişilebilir olmalıdır. Elektronik veya fiziksel kayıtlar, zarar görmeyecek şekilde korunmalıdır.

3. Erişim ve İzlenebilirlik: Kayıtlara ihtiyaç duyulduğunda kolayca erişilebilmeli ve kayıtların geçmişine izlenebilirlik sağlanmalıdır.

4. Revizyon ve Güncelleme: Gerekli durumlarda kayıtların güncellenmesi sağlanmalı, eski kayıtlar da izlenebilir olmalıdır.

5. Saklama Süresi: Her kayıt için bir saklama süresi belirlenmeli ve bu süre dolduğunda kayıtlar imha edilmelidir.

6. İmha Yöntemi: Saklama süresi dolan kayıtlar, gizlilik ilkesine uygun olarak güvenli bir şekilde imha edilmelidir.

Kayıtların Kontrolü Neden Önemlidir?

ISO 9001:2015 e göre, kayıtların uygun şekilde kontrol edilmesi, işletmelerin kalite yönetim sisteminin etkinliğini sürdürebilmeleri için gereklidir. Kayıtların hatalı veya eksik tutulması, hem iç denetimlerde hem de yasal gerekliliklerde sorunlara yol açabilir. Ayrıca, kayıtların izlenebilir olması, süreç iyileştirme ve risk yönetimi açısından da kritik rol oynar.

ISO 9001:2015 kapsamında kayıtların kontrolü, işletmenin kalite yönetim sisteminin sağlıklı işlemesini ve izlenebilirliğini sağlar. Belgelerin saklanması, erişimi, güncellenmesi ve imha edilmesi aşamalarının etkili bir şekilde yönetilmesi, denetimlerde ve yasal süreçlerde işletmeye avantaj sağlar. Ayrıca, kayıtların doğru şekilde yönetilmesi, işletmenin performansını artırır ve iyileştirme fırsatlarını net bir şekilde görmesine yardımcı olur.

Örnek Kayıtların Kontrolü Prosedürüne İndir Butonuna Tıklayarak ulaşabilirsiniz.