TS EN ISO 9001 Kalite Yönetim Sistemi Belgesi Nedir?

TS EN ISO 9001 Kalite Yönetim Sistemi Belgesi işletmelerin kalite yönetimi süreçlerini standartlaştıran ve uluslararası geçerliliği olan bir belgedir. Bu belge, işletmelerin tüm yönetim ve üretim süreçlerini, kalite standartlarına uygun bir şekilde düzenleyip, izlenebilir ve sürdürülebilir bir kalite yönetim sistemi kurduğunu gösterir. ISO (Uluslararası Standartlar Örgütü), dünya genelinde kabul gören bu standardı oluşturmuştur ve Türkiye de Türk Standartları Enstitüsü (TSE) tarafından Türkçeye çevrilip, milli bir standart haline getirilmiştir. TSE, ISO 9001 standardını TS EN ISO 9001 adıyla Türkçe olarak yayımlar. Bu şekilde, standart ulusal düzeyde uygulanır ve işletmelerin belgelendirilmesine olanak tanır.

ISO nedir Türkçe Uluslararası Standartlar Örgütü demektir İngilice International Organization for Standardization kısaltmasıdır. EN Nedi european norm kısaltmasıdır Türkçe Avrupa Normu demektir.

ISO 9001:2015 Belgesi, kalite yönetim sistemini kuran ve bu sistemi başarıyla uygulayan kuruluşlara verilir. İşletmeler, bu belge ile uluslararası alanda rekabet gücünü artırır ve müşteri memnuniyetini hedefler. Belgelendirme süreci, işletmenin kalite yönetim sistemi oluşturup dokümante etmesi ve bu sistemi en az üç ay boyunca uyguladıktan sonra bir belgelendirme kuruluşuna başvurması ile başlar. Bu süreçte, işletmeler denetime girerek kalite sistemlerinin uygunluğunu kanıtlar.

TS EN ISO 9001:2015 Kalite Yönetim Sistemi Denetimi

ISO 9001:2015 Belgesi almak isteyen işletmeler, sistemlerini kurduktan sonra akredite bir belgelendirme kuruluşuna başvurur. Türkiye’de TÜRKAK, uluslararası alanda UKAS ve IAS gibi kuruluşlar bu denetimleri gerçekleştiren başlıca otoriteler arasındadır. Bu denetimlerde, işletmelerin ISO 9001:2015 standardına uygun şekilde dökümante edilmiş bilgileri ve uygulamaları kontrol edilir. İşletmenin kalite yönetim sistemi, belirlenen süreçler ve kayıtlarla ispatlanır.

Denetim sırasında, denetçiler işletmenin süreçlerini nasıl yönettiğini, hangi belgelerin oluşturulduğunu ve bu süreçlerin standartlara ne kadar uygun olduğunu inceler. Denetçilerden beklenmedik ve aşırı talepler gelmez; önemli olan, ISO 9001 standardının gerektirdiği dokümanların tam ve eksiksiz olmasıdır. Danışmanlık hizmeti almış olan işletmelerin bu süreçten daha kolay geçtiği görülür, çünkü danışmanlar TS EN ISO 9001:2015 sistemini baştan sona işletmeye entegre eder. Majör uygunsuzluk bulunmadığı sürece denetim başarıyla tamamlanır ve birkaç minör uygunsuzluk belirlense bile bu uygunsuzlukların giderilmesi sağlanarak süreç devam eder.

Denetim sonrasında, denetçi uygunsuzluk bildirim formu düzenler ve işletmeye uygunsuzlukların giderilmesi için gereken düzeltme ve iyileştirme faaliyetlerini bildirir. İşletme, bu düzeltmeleri gerçekleştirerek belgelendirme sürecini tamamlar. Düzeltici faaliyetler tamamlandıktan sonra, denetim raporu belgelendirme kuruluşuna sunulur. Son olarak, belgelendirme kuruluşu raporu inceleyerek kararını verir ve işletmeye ISO 9001:2015 Belgesi verilir.

Belgelendirme Sürecinin Adımları

TS EN ISO 9001:2015 Belgesi almak isteyen kuruluşlar aşağıdaki süreçleri izler:

1. Proje Planlaması ve Takvimi Oluşturma: ISO 9001 belgelendirme süreci için bir planlama yapılmalı ve gant şeması (proje takvimi) oluşturulmalıdır. Sistem kurulduktan sonra, en az üç ay boyunca uygulamaların devam etmesi gerekir. Bu süre zarfında sistemin işlerliği test edilmeli ve kayıtlar oluşturulmalıdır.

2. Yönetim Kararı ve Kalite Ekibi Oluşturma: Üst yönetim bu süreci desteklemeli ve maddi kaynak ayırmalıdır. Ayrıca, işletmedeki her departmandan birer temsilci seçilerek bir kalite ekibi kurulmalıdır. Bu ekip, kalite yönetim sistemini uygulamak ve izlemekle sorumludur.

3. Sistem Kapsamının Belirlenmesi: TS EN ISO 9001 sistemi, işletmenin tüm hizmet süreçlerini veya sadece belirli bölümlerini kapsayabilir. İşletme, hangi süreçlerin sisteme dahil edileceğine karar vermelidir. Örneğin, bir işletme yalnızca bir üretim tesisini kapsayacak şekilde TS EN ISO 9001 sistemini kurabilir.

4. Kalite Politikası ve Hedeflerinin Belirlenmesi: Üst yönetim tarafından belirlenen kalite politikası ve yıllık kalite hedefleri dokümante edilmelidir. Bu hedefler, ölçülebilir ve izlenebilir olmalıdır. Her yıl bu hedefler gözden geçirilip iyileştirme yapılmalıdır.

5. Dokümante Edilmiş Bilgiyi Oluşturma: ISO 9001:2015 Belgesi, önceki versiyonlardan farklı olarak zorunlu doküman isimlendirmesi yapmaz. İşletme, süreçlerine uygun dokümante edilmiş bilgiyi kendisi oluşturur. Prosedürler, iş akış şemaları, talimatlar ve formlar bu bilgilerin bir parçasıdır. Her bölüm için ayrı dokümanlar oluşturulmalı ve sistem bu şekilde inşa edilmelidir.

Dokümante Edilmiş Bilginin Uygulaması

Dokümante edilmiş bilgi oluşturulduktan sonra, bu sistemin işleyişi ve uygulamaları başlar. Bu süreçte kalite kayıtları oluşturulur ve her işlem kayıt altına alınır. Örneğin, iç tetkik süreçleri planlanır ve denetçiler tarafından değerlendirilir. İç tetkik sonuçları, denetim bulguları ve uygunsuzlukların nasıl giderileceği kaydedilerek izlenir. Yıl sonundaki yönetim gözden geçirme toplantısında bu kayıtlar değerlendirilir ve iyileştirme yapılır.

Denetim sonucunda, majör uygunsuzluk olmadığı sürece işletme ISO Belgesi almaya hak kazanır. Minör uygunsuzluklar için düzeltici faaliyetler gerçekleştirilir ve belge süreci tamamlanır.