Döküman Kodlama Talimatı Nedir?

Döküman kodlama talimatı, bir organizasyonun dokümanlarının belirli bir sistematik kodlama yapısına uygun şekilde düzenlenmesi ve takip edilmesini sağlayan bir yöntemdir. ISO 9001:2015 kalite yönetim sisteminde, dokümanların kontrol edilmesi ve izlenebilirliğinin sağlanması büyük önem taşır. Kodlama sistemi, dokümanların kolayca tanımlanmasını, erişilmesini ve güncellenmesini sağlayarak organizasyonel verimliliği artırır.

Döküman Kodlama Talimatı Nasıl Hazırlanır?

Döküman kodlama talimatı hazırlarken, organizasyonun işleyişi ve ihtiyaçlarına uygun bir kodlama sistemi oluşturulmalıdır. İşte adım adım döküman kodlama talimatının nasıl hazırlanacağı:

1. Kodlama Yapısının Belirlenmesi:
   Döküman kodlamasında kullanılan harf ve rakamların neyi temsil edeceği netleştirilmelidir. Örneğin, dokümanların türüne, departmana, revizyon numarasına veya tarihine göre kodlar atanabilir.

   • Örnek Kodlama Yapısı:

     • DPT-001-R01: DPT (Departman), 001 (Belge numarası), R01 (Revizyon numarası)

2. Kodlama Sistemi İçin Kategori Belirleme:
   Dökümanlar, türlerine göre sınıflandırılmalı ve her kategoriye özel bir kod atanmalıdır. Örneğin:

   • Prosedürler: PRD

   • Talimatlar: TLM

   • Formlar: FRM

   • Çizimler: CZM

3. Kodlama Kurallarının Tanımlanması:
   Her döküman kodunun nasıl oluşturulacağı ve hangi kurallara göre belirleneceği talimatta net bir şekilde belirtilmelidir. Kodlama yapısında kullanılan semboller, rakamlar ve harflerin ne anlama geldiği açıkça ifade edilmelidir.

4. Revizyon Takibi:
   Her dökümanın güncellenmesi durumunda yeni bir kod verilmesi yerine, mevcut kod yapısına revizyon numarası eklenmelidir. Bu, dokümanların geçmiş versiyonlarının izlenebilirliğini sağlar.

5. Döküman Numaralandırma:
   Kodlama sistemi, dökümanların benzersiz numaralarla tanımlanmasını sağlar. Her dökümanın bir numarası olmalı ve bu numara tekrar edilmemelidir. Bu sayede her belge kolayca izlenebilir ve arşivlenebilir.

6. Sistematik Düzenleme:
   Kodlanan dokümanların bir arşivleme sistemi oluşturularak düzenli bir şekilde saklanması önemlidir. Bu, dokümanların gerektiğinde kolayca bulunmasını sağlar.

Döküman Kodlama Talimatının Önemi

Döküman kodlama sistemi, işletmelerde dokümanların kontrolünü, izlenebilirliğini ve düzenini sağlamak açısından son derece kritiktir. Doğru kodlama, özellikle ISO 9001:2015 gibi kalite yönetim sistemlerinde dokümanların izlenebilir olmasını ve kalite süreçlerinin etkin bir şekilde yönetilmesini sağlar. Ayrıca, dökümanlara hızlı erişim imkanı sunar ve zaman tasarrufu sağlar.

Sık Sorulan Sorular (FAQ)

1. Döküman kodlama talimatı nedir?
   Döküman kodlama talimatı, organizasyondaki belgelerin sistematik bir kodlama yapısıyla tanımlanmasını sağlayan dokümandır.

2. ISO 9001:2015 doküman kodlama talimatı nasıl hazırlanır?
   ISO 9001:2015 doküman kodlama talimatı, dökümanların türlerine göre sınıflandırılması, her bir dökümanın benzersiz bir kodla numaralandırılması ve revizyon takibi yapılmasını içerir.

3. Döküman kodlama neden önemlidir?
   Döküman kodlama, dökümanların düzenli, izlenebilir ve erişilebilir olmasını sağlar. Bu, kalite yönetim sistemlerinin etkinliğini artırır.

Örnek Döküman Kodlama Talimatına Yukarıdaki İndir Butonu ile PDF olarak ulaşabilirsiniz.